La nouvelle gérance a été élue ; mais l’ancien syndic ne remet pas le registre des décisions, les documents de recettes-dépenses et les dossiers. Ce n’est pas seulement une situation frustrante ; c’est un problème juridique sérieux qui bloque de facto l’obtention de spécimens de signature, l’audit des comptes et le fonctionnement de la gérance. La bonne nouvelle est que la loi sur la copropriété offre une feuille de route claire pour cette situation. Dans cet article, nous examinons l’obligation du syndic de conserver et de transférer les registres et documents, les recours juridiques à suivre en cas de non-remise (intervention du juge, amende administrative, plainte pénale) et les règles de preuve à la lumière des décisions de la Cour de cassation.
Le registre des décisions et les documents ne sont pas la propriété personnelle du syndic ; ils doivent être remis à la nouvelle gérance à la fin de son mandat (articles 32, 36 de la loi sur la copropriété).
En cas de refus de remise, la nouvelle gérance demande l’intervention du juge auprès du tribunal de paix civil, conformément à l’article 33 de la loi sur la copropriété.
Si les documents ne sont pas remis malgré le délai accordé par le tribunal, une amende administrative est appliquée conformément à l’article 33/dernier alinéa de la loi sur la copropriété, et une procédure d’exécution peut être engagée.
Le syndic qui ne restitue pas les documents peut également être poursuivi pour le délit d’abus de confiance (article 155/2 du Code pénal turc).
La charge de la preuve de la remise incombe à l’ancien syndic ; la remise doit impérativement être effectuée par procès-verbal écrit. Il n’y a pas de droit de rétention sur les documents en raison d’une créance.
1. Obligation du Syndic Concernant les Registres et Documents (Articles 32 et 36 de la loi sur la copropriété)
Conformément à l’article 36 du LCI, le gérant est tenu d’inscrire chronologiquement les décisions de l’assemblée des copropriétaires, les procès-verbaux, les résumés et dates des avertissements et notifications effectués, ainsi que toutes les dépenses, dans le registre mentionné à l’article 32 (le registre des décisions), et de conserver ce registre, accompagné des pièces justificatives des dépenses, dans un dossier. Le registre des décisions est le document fondamental de la gestion de l’immeuble/de la résidence et est tenu notarié.
Le point critique est le suivant : Ces registres et documents ne sont pas la propriété personnelle du gérant qui les détient dans le cadre de ses fonctions. À la fin de son mandat, leur transfert à la nouvelle direction est une obligation légale. Si le transfert n’a pas lieu, l’activité de gestion est entravée, les décisions prises ne peuvent être produites comme preuves et les droits communs des copropriétaires sont lésés.
2. En cas de refus de remise : Intervention du Juge (Art. 33 LCI)
Si l’ancien gérant refuse de remettre les registres et documents, la nouvelle direction (ou un copropriétaire) demande l’intervention du juge auprès du tribunal de paix civil du lieu où se trouve l’immeuble, conformément à l’article 33 du LCI. Si le tribunal constate que l’ancien gérant n’a pas remis les documents, il lui accorde un délai pour remettre ces documents en sa possession à la nouvelle direction et l’avertit qu’en cas de non-respect du délai, une amende administrative sera appliquée.
La 18e Chambre Civile de la Cour de Cassation, Dossier n° 2009/946, Décision n° 2009/1359, Date 19.02.2009 : Il a été jugé qu’en cas de refus de l’ancien gérant de remettre les registres, reçus et autres documents relatifs à la gestion au nouveau gérant désigné, l’intervention du juge peut être demandée conformément à l’article 33 du LCI et que la remise des documents peut être assurée par décision de justice.
3. Si la remise n’est pas effectuée malgré la décision : Amende Administrative (Art. 33/dernier alinéa LCI)
Si les documents ne sont toujours pas remis dans le délai fixé par le tribunal, une amende administrative est appliquée à l’ancien administrateur conformément au dernier alinéa de l’article 33 du CCP (le montant de l’amende est mis à jour chaque année selon le taux de réévaluation). Cependant, l’application de cette amende est soumise à une procédure spécifique : il faut d’abord qu’il y ait une décision de justice, que cette décision ne soit pas exécutée, et qu’ensuite la partie intéressée fasse une demande supplémentaire.
L’application de l’amende administrative prévue au dernier alinéa de l’article 33 du CCP, selon la 18e Chambre civile de la Cour de cassation, Aff. 2012/5344, Déc. 2012/6519, est subordonnée à l’existence d’une décision de justice, à son inexécution et à une demande ultérieure de la partie intéressée.
Cependant, la remise est une prestation qui doit être exécutée par l’ancien administrateur, en sa qualité de débiteur, et qui doit être livrée au nouvel administrateur, en sa qualité de créancier ; c’est-à-dire que le principe est que l’ancienne administration doit livrer et non que la nouvelle administration doit aller chercher.
4. Charge de la preuve et la règle « Pas de droit de rétention »
Dans la pratique, deux points déterminent la plupart des litiges :
La charge de la preuve incombe à l’ancien administrateur : La charge de prouver que les registres et documents ont été remis incombe, en principe, à l’ancien administrateur. Par conséquent, la remise doit impérativement être effectuée par un procès-verbal écrit (en listant un par un les documents remis). Le fait que la nouvelle administration ait été « autorisée à examiner » les documents n’est pas considéré comme une remise conforme à la procédure.
Il n’y a pas de droit de rétention : Le gérant —ou le conseiller financier qui tient les registres— n’a pas le droit de retenir des documents sous prétexte qu’il a des créances envers la direction/la coopérative. Un litige concernant des honoraires ou des créances ne peut constituer un motif valable pour ne pas restituer les documents.
5. Aspect pénal : Abus de confiance (TCK art. 155/2)
Le fait de ne pas remettre les documents n’est pas uniquement limité à une amende administrative. Le gérant qui ne restitue pas les registres et documents qui lui ont été confiés en raison de sa fonction/relation de service, peut faire l’objet d’une plainte pour abus de confiance en raison de sa fonction (TCK art. 155/2). Ceci est une responsabilité pénale distincte et additionnelle à la sanction administrative ; en pratique, si la restitution est demandée par mise en demeure et qu’aucun résultat n’est obtenu, une plainte pénale est déposée.
6. Brève comparaison : Site, Coopérative et Société
L’obligation de remise existe pour chaque type de structure ; cependant, les délais et les sanctions diffèrent. Si vous êtes à la direction d’une coopérative ou d’une société, il est important de savoir que vous êtes soumis à un régime différent :
| Type de structure | Mode / Délai de remise | Sanction principale |
|---|---|---|
| Copropriété / Immeuble d’appartements (Loi n° 634 sur la propriété par étages, art. 32, 33, 36) | Conservation et transfert du registre des décisions et des pièces justificatives de dépenses ; remise par intervention du juge | Intervention du juge + amende administrative conformément à l’article 33/dernier alinéa de la loi sur la propriété par étages |
| Coopérative (Loi n° 1163, art. 62, Annexe 2) | Remise par procès-verbal dans les 3 jours ouvrables à compter de la date de l’assemblée générale | Peine d’emprisonnement de 3 mois à 2 ans et amende judiciaire |
| SA / SARL (Code de commerce turc n° 6102, art. 82, 375) | Tenue des registres, autorité inaliénable ; les documents sont conservés pendant 10 ans | Risques d’indemnisation et pénaux ; certificat de perte uniquement en cas de catastrophe/vol |
Remarque : Dans les sociétés et coopératives, le fait que les registres restent chez l’ancien dirigeant n’est pas considéré comme une « perte » ; dans ce cas, ce n’est pas une action en délivrance de certificat de perte, mais une action en remise qui est intentée. De plus, en ce qui concerne la législation fiscale, la non-présentation aux autorités des registres dont la conservation est obligatoire (conformément au Code des procédures fiscales) peut constituer un délit distinct de « dissimulation ».
Points à considérer lors de l’introduction d’une action en remise :
Les documents demandés doivent être spécifiés clairement et individuellement ; les demandes vagues telles que « tous les documents » doivent être évitées.
Des preuves concrètes doivent être présentées attestant que ces documents sont en possession du défendeur ; à défaut, l’action pourra être rejetée car une décision non exécutoire (impossible à exécuter) ne pourra être rendue.
Une fois la livraison effectuée, il est impératif qu’un procès-verbal de livraison détaillé soit établi et signé par les deux parties.
Le fait que l’ancienne administration ne fournisse pas les documents ne constitue pas une excuse pour la nouvelle administration de ne pas remplir ses propres obligations légales (enregistrement, notification, etc.) ; la nouvelle administration est tenue de recourir aux voies légales.
Foire Aux Questions (FAQ)
L’ancien administrateur ne remet pas le registre des décisions, que puis-je faire ?
Tout d’abord, une mise en demeure écrite est envoyée. Si aucun résultat n’est obtenu, la nouvelle administration assure la remise des documents en demandant l’intervention du juge du tribunal civil de paix, conformément à l’article 33 de la KMK. Si le délai accordé par le tribunal n’est pas respecté, une amende administrative est appliquée conformément à l’article 33/dernier de la KMK ; de plus, une plainte pénale peut être déposée en vertu de l’article 155/2 du TCK.
Les registres ont-ils été remis, qui doit le prouver ?
La charge de la preuve incombe en principe à l’ancien administrateur. C’est pourquoi la remise doit impérativement être effectuée par un procès-verbal écrit, listant un par un les documents reçus. La simple « autorisation d’examen » n’est pas considérée comme une remise conforme à la procédure.
L’ancien administrateur peut-il retenir les registres en disant « j’ai une créance envers l’administration » ?
Non. L’administrateur ou le conseiller financier n’a pas le droit de rétention (saisie) sur les registres et documents sous prétexte qu’il est créancier. Le litige concernant la créance est une question distincte ; les documents doivent être remis en toutes circonstances.
Ne pas remettre les documents est-ce un délit ?
C’est possible. L’administrateur qui ne restitue pas les registres et documents qui lui ont été confiés en raison de sa fonction peut être poursuivi pour abus de confiance lié au service (TCK art. 155/2). Il s’agit d’une responsabilité pénale distincte de l’amende administrative.
Le délai de remise est-il différent dans la gestion d’une coopérative ?
Oui. Dans les coopératives, les membres du conseil d’administration dont le mandat a pris fin doivent remettre les registres et documents par procès-verbal dans les 3 jours ouvrables suivant la date de l’assemblée générale ; toute infraction est passible d’une peine de prison et d’une amende judiciaire conformément à la loi n° 1163. Dans un lotissement/appartement, le processus implique l’intervention du juge et une amende administrative.
Sources et nos articles connexes
Source officielle :Loi n° 634 sur la propriété par étages (mevzuat.gov.tr)
Pourquoi un soutien d’avocat spécialisé est-il nécessaire ?
Les litiges concernant la remise des registres et documents reposent sur la présentation de la demande correcte (intervention du juge, amende administrative ou plainte pénale) dans le bon ordre, la détermination claire des documents demandés et l’exécution de la remise/preuve conformément à la procédure. Une action en justice ambiguë peut aboutir à une décision inapplicable, tandis qu’un avertissement erroné peut entraîner une perte de temps. Il est important de structurer correctement le processus dès le début afin de garantir le fonctionnement de la nouvelle administration le plus rapidement possible.
Le Cabinet d’avocats 2M Hukuk, apporte son soutien aux syndicats de copropriété et aux gestions de résidence dans les litiges de copropriété et de gestion de résidence, de transfert de gestion, de remise des registres et documents, et d’intervention du juge dans la zone de Tuzla, Pendik, Kartal, Maltepe et Gebze/Kocaeli. Pour une évaluation de votre cas spécifique : 2mhukuk.com
Cet article est à titre d’information générale ; il ne constitue ni un avis juridique ni un service d’avocat. Chaque litige doit être évalué selon ses propres conditions spécifiques.
