Giriş 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 29. maddesi uyarınca düzenlenen olağanüstü kat malikleri kurulu toplantıları, kanunda öngörülen sıkı şekil şartlarına tabidir. Yargıtay kararları ışığında, bu toplantılara ilişkin çağrı yazılarında bulunması gereken unsurlar ve dikkat edilmesi gereken usuli kurallar aşağıda detaylandırılmıştır.

1. Çağrı Yazısında Bulunması Gereken Zorunlu Unsurlar

Yargıtay 20. Hukuk Dairesi, 18. Hukuk Dairesi ve 5. Hukuk Dairesi’nin yerleşik içtihatlarına göre, bir olağanüstü genel kurul çağrı yazısı şu bilgileri içermelidir:

Toplantı Sebebi (Gündem): Olağanüstü toplantı çağrısında toplantı sebebi açıkça belirtilmelidir. Toplantı sebebinin bildirilmesi emredici bir koşuldur ve bu sebep dışında (gündem dışı) konuların ele alınıp karara bağlanması mümkün değildir.

Toplantı Tarihi, Saati ve Yeri: Toplantının nerede ve ne zaman yapılacağı tereddüde yer vermeyecek şekilde yazılmalıdır.

İkinci Toplantı Bilgileri: İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda yeter sayının sağlanamaması halinde ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilmelidir.

Toplantı Arasındaki Süre: İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zamanın yedi günden az olamayacağı hususuna dikkat edilmelidir.

2. Çağrı Usulü ve Tebligat Şartları

Olağanüstü toplantı çağrısının geçerli olabilmesi için kanunun öngördüğü tebliğ yöntemlerine uyulması zorunludur:

Tebliğ Yöntemi: Çağrı, bütün kat maliklerine “imza karşılığı” veya “taahhütlü mektup” yoluyla yapılmalıdır. İlan panosuna asılan duyurular veya apartman girişine asılan ilanlar, kanunda aranan şekil şartını sağlamaz ve toplantının iptaline sebebiyet verir.

Tebliğ Süresi: Çağrının, toplantı için istenilen tarihten en az 15 gün önce bütün kat maliklerine ulaştırılmış olması gerekir. Bu 15 günlük süre emredici niteliktedir; yönetim planında bu süreyi kısaltan hükümler bulunsa dahi kanuni süre esas alınır.

Muhatap: Çağrı doğrudan “kat malikine” yapılmalıdır. Kat malikinin bağımsız bölümünde oturan kiracıya yapılan tebligatlar geçersizdir ve kat malikine yapılmış sayılmaz.

3. Dikkat Edilmesi Gereken Kritik Hususlar

Sıkı Şekil Şartları: Olağanüstü toplantılar, olağan toplantılara göre daha sıkı şekil kurallarına tabidir. Bu kurallara (süre, yöntem, içerik) uyulmaması, alınan kararların diğer hususlar incelenmeksizin salt bu nedenle iptaline yol açar.

Çağrı Yetkisi: Olağanüstü toplantı; yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinin 1/3’ünün istemi üzerine “önemli bir sebebin” çıkması halinde çağrılabilir.

İspat Yükü: Çağrının usulüne uygun yapıldığının ispatı ancak yazılı belgelerle (imzalı çağrı listesi, PTT kayıtları, taahhütlü mektup alındısı) mümkündür. Dosyada bu belgelerin sunulamaması iptal gerekçesidir.

Katılımın Etkisi: Bazı kararlarda, usulüne uygun çağrı yapılmasa dahi kat malikinin toplantıya katılmış olması durumunda iptal talebinin değerlendirilmesinde bu hususun dikkate alındığı görülmektedir.

4. İkincil Kaynak Değerlendirmeleri

İkincil kaynak olarak değerlendirilen kararlarda şu ek bağlamlar sunulmuştur:

Olağanüstü toplantı çağrılarında yönetim planı hükümlerine uyumun kritik olduğu, ancak yönetim planındaki sürelerin KMK’nın emredici hükümlerine aykırı olamayacağı vurgulanmıştır.

Toplantı çağrı belgelerinin, hazirun listelerinin, gündemin ve vekaletnamelerin mahkemece eksiksiz incelenmesi gerektiği, çağrı usulündeki eksikliğin “yokluk” veya “mutlak butlan” hallerine yol açabileceği ve bu durumda dava açma sürelerinin aranmayabileceği ifade edilmiştir.

Çağrı kağıdında birinci toplantının yer ve zamanının belirtilmemesinin veya toplantı niteliğinin (olağan/olağanüstü) karıştırılmasının iptal nedeni olabileceği belirtilmiştir.

Sonuç: Olağanüstü genel kurul çağrı yazısı; toplantı sebebini, yerini, saatini ve olası ikinci toplantı bilgilerini içermeli; tüm kat maliklerine en az 15 gün önceden imza karşılığı veya taahhütlü mektupla tebliğ edilmelidir. Bu usullere uyulmaması, toplantıda alınan tüm kararların yargı yoluyla iptal edilmesi riskini doğurmaktadır. Bir yazı önerisi.

Sık Sorulan Sorular

1) Olağanüstü kat malikleri kurulu çağrı yazısında neler mutlaka yer almalıdır?

Yargıtay’ın yerleşik içtihatlarına göre olağanüstü toplantı çağrı yazısında toplantı sebebi (gündem) açıkça belirtilmeli; toplantının tarihi, saati ve yeri tereddüde yer vermeyecek şekilde yazılmalı; ayrıca ilk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yer ve zamanı da gösterilmelidir. Toplantı sebebi bildirilmeden yapılan çağrılar geçersiz sayılmakta ve gündem dışı kararlar iptal edilmektedir.

Olağanüstü toplantı çağrısı ilan panosuna asılarak yapılabilir mi?

Hayır. Olağanüstü toplantı çağrısı, tüm kat maliklerine imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapılmalıdır. Apartman girişine veya ilan panosuna asılan duyurular kanuni tebligat yerine geçmez. Yargıtay uygulamasında, bu şekilde yapılan çağrılarla toplanan genel kurullarda alınan kararlar salt çağrı usulsüzlüğü nedeniyle iptal edilmektedir.

15 günlük çağrı süresine uyulmazsa toplantı ve kararlar geçerli olur mu?

Hayır. Olağanüstü kat malikleri kurulu toplantılarında 15 günlük çağrı süresi emredici niteliktedir. Bu sürenin yönetim planı ile kısaltılması mümkün değildir. Çağrının kat maliklerine toplantıdan en az 15 gün önce ulaştırılmadığı ispatlanırsa, toplantıda alınan kararlar başka bir husus incelenmeden iptal edilebilir.

Neden Uzman Avukat Desteği Gerekli?

Olağanüstü kat malikleri kurulu toplantıları, olağan toplantılara kıyasla çok daha sıkı şekil şartlarına tabidir.

Çağrı yazısında tek bir unsurun eksik olması,

15 günlük sürenin yanlış hesaplanması,

Tebligatın kiracıya yapılması,

İkinci toplantı bilgilerinin yazılmaması gibi hatalar, toplantıda oybirliğiyle alınmış olsa dahi tüm kararların iptal edilmesine yol açabilmektedir. Ayrıca çağrının usulüne uygun yapıldığını ispat yükü çağrıyı yapan tarafta olduğundan, eksik belge veya kayıtlar telafisi mümkün olmayan hak kayıpları doğurur.

Bu nedenle olağanüstü genel kurul sürecinin; çağrı metninin hazırlanmasından, tebligatın yapılmasına ve olası iptal davalarına kadar kat mülkiyeti hukuku ve Yargıtay içtihatlarına hâkim bir avukat eşliğinde yürütülmesi, sürecin geçerliliği ve alınacak kararların hukuki güvenliği açısından kritik önem taşır.