L’une des impasses les plus fréquentes dans la gestion d’un immeuble ou d’une résidence est l’impossibilité de joindre le syndic et, par conséquent, l’impossibilité pour l’assemblée des copropriétaires de se réunir. Le syndic peut avoir démissionné de ses fonctions, ne pas avoir communiqué son adresse ou ne pas répondre aux demandes de réunion des copropriétaires. Dans ce cas, la gestion de l’immeuble est bloquée ; les charges communes ne peuvent être recouvrées, les décisions urgentes ne peuvent être prises et un vide de responsabilité apparaît.

La bonne nouvelle est que la loi n° 634 sur la copropriété (KMK) offre une feuille de route claire pour résoudre ce blocage. Dans cet article, nous, le cabinet d’avocats 2M Hukuk, examinons à la lumière de la législation actuelle et des décisions judiciaires : l’obligation du syndic de communiquer ses coordonnées, la procédure permettant aux copropriétaires de tenir personnellement une réunion si le syndic est introuvable ou se dérobe, les méthodes de détermination de l’adresse et de notification, et, en dernier recours, le processus de nomination d’un syndic par l’intermédiaire du Tribunal de Paix Civil.

1. L’obligation du syndic de communiquer ses coordonnées et l’amende administrative

Conformément à l’article 34 de la loi n° 634 sur la copropriété, la transparence des coordonnées du syndic est une obligation légale. Selon le texte de l’article, il est obligatoire d’afficher le nom et le prénom du syndic, ainsi que son adresse professionnelle et son domicile, dans un cadre, à côté de la porte de l’immeuble principal ou à un endroit visible à l’entrée (21e Chambre Civile de la Cour de Cassation – 2018/2496 – 2019/2633 – 08.04.2019).

Cette obligation n’est pas arbitraire, c’est une règle d’ordre public contrôlable. En effet, la connaissance par le copropriétaire de l’adresse à laquelle joindre le syndic, et où diriger ses actions en justice et ses notifications, dépend de cette information.

En cas de non-respect de l’obligation, sur demande du copropriétaire concerné, une amende administrative peut être infligée au syndic ou à chacun des membres du conseil de syndic (6e Chambre Civile de la Cour de Cassation – 2022/3890 – 2023/3698 – 07.11.2023). L’amende est prononcée par le Tribunal de Paix (Sulh Hukuk Mahkemesi) du lieu où se trouve l’immeuble principal, sur demande.

Détail important : Dans les immeubles principaux comptant huit sections indépendantes ou plus, la nomination d’un syndic est déjà légalement obligatoire. Il n’est donc pas possible d’échapper à cette obligation en disant « il n’y a pas de syndic » ; s’il n’y en a pas, il doit être nommé, et s’il y en a un, ses coordonnées d’identité et d’adresse doivent être déclarées.

2. Procédure de tenue des réunions des copropriétaires et refus du syndic

La procédure de tenue des réunions de l’assemblée des copropriétaires est réglementée à l’article 29 de la Loi sur la Propriété par Étages (KMK).

Procédure de réunion extraordinaire : En cas de survenance d’une raison importante, sur la demande du syndic, du commissaire aux comptes ou d’un tiers (1/3) des copropriétaires, une réunion peut être tenue en notifiant la raison de la réunion à tous les propriétaires par une convocation à faire signer ou par lettre recommandée, au moins quinze (15) jours avant la date de la réunion. Ce délai court à partir de la date de réception (signification) de la convocation par le copropriétaire.

Un point d’une importance vitale en pratique : il ne suffit pas d’afficher la convocation à une réunion extraordinaire uniquement à l’entrée de l’immeuble ou sur le tableau d’affichage. La formalité requise par la loi est soit un accusé de réception de la convocation, soit une lettre recommandée avec accusé de réception. Le non-respect de cette forme donne le droit au copropriétaire non présent à la réunion de demander l’annulation de toutes les décisions prises devant le Tribunal de Paix Civil. Autrement dit, une convocation irrégulière peut réduire à néant des mois de travail.

Que se passe-t-il si le gestionnaire refuse ? Si le gestionnaire refuse d’accomplir ses fonctions ou d’organiser une réunion, les copropriétaires peuvent agir directement. La Cour de cassation a statué que si les copropriétaires recueillent 1/3 des signatures pour créer les conditions nécessaires à une réunion extraordinaire, mais que la direction ne tient pas la réunion, les copropriétaires peuvent eux-mêmes organiser et tenir la réunion (Cour de cassation, 20ème Chambre Civile – 2017/1901 – 2017/6393 – 11.07.2017).

La procédure à suivre est généralement la suivante : premièrement, s’adresser à la direction par écrit pour demander une réunion ; si aucun résultat n’est obtenu, organiser la réunion soi-même en émettant une convocation conforme aux règles, signée par 1/3 des copropriétaires ; si cela n’est pas possible, demander l’intervention du juge.

3. Détermination de l’adresse et Procédures de Notification

Dans les cas où l’adresse du gestionnaire ou d’un copropriétaire est inconnue, les registres officiels et les méthodes de recherche entrent en jeu.

La Cour de cassation a statué que dans les cas où le syndic ne peut pas être identifié, son identité doit être établie par une enquête des autorités compétentes, et que les notifications peuvent être faites en déterminant les adresses de tous les copropriétaires enregistrées dans le système MERNIS (Cour de cassation, 21ème Chambre Civile – 2018/6344 – 2019/6015 – 10.10.2019).

Loi sur les notifications, article additionnel 1 : Si le propriétaire de la partie privative (ou le syndic) ne déclare pas d’adresse, les notifications sont faites à la personne qui réside effectivement dans cette partie privative. S’il n’y a personne qui réside effectivement dans la partie privative, l’avis affiché sur le tableau d’affichage à l’entrée de l’immeuble est réputé avoir été signifié à la personne concernée (Cour constitutionnelle – 20/3/2014).

La condition essentielle est la suivante : La méthode du tableau d’affichage n’est valable que si il a été préalablement établi qu’il n’y a personne qui réside effectivement dans la partie privative. L’utilisation directe du tableau d’affichage sans cette constatation rend la notification invalide (Cour de cassation, 12ème Chambre Civile – 2012/3846 – 2012/19285 – 05.06.2012).

4. Nomination d’un syndic par l’intermédiaire du Tribunal de Paix Civil

Si les copropriétaires ne s’entendent pas sur la gestion de l’immeuble principal, ne peuvent pas se réunir pour nommer un syndic, ou si la gestion devient inopérante, une action en justice peut être intentée conformément au sixième paragraphe de l’article 34 du Code de la Propriété par Étages (KMK).

Sur demande de l’un des copropriétaires, le Tribunal de Paix Civil du lieu où se trouve l’immeuble peut nommer un syndic pour la propriété (Cour constitutionnelle – 19/11/2015). Le syndic nommé par le tribunal a les mêmes pouvoirs que le syndic nommé par les copropriétaires et est responsable envers eux ; ses honoraires sont couverts par les charges communes.

Nature de l’affaire : L’impossibilité de tenir une réunion en raison de l’inaccessibilité de l’administrateur ou de l’ignorance de son adresse est un indicateur que la gestion de l’immeuble est bloquée. Dans ce cas, l’action en désignation d’administrateur doit être intentée « sans partie adverse » et le processus doit viser à combler un vide de gestion (Cour de Cassation, 18e Chambre Civile – 2014/21117 – 2014/19005 – 25.12.2014).

Importance des registres officiels : Le tribunal ne peut pas conclure « qu’il n’y a pas d’obstacle à la gestion » en se basant uniquement sur les déclarations des parties. En cas d’impossibilité de fournir les registres de décisions ou d’absence de document officiel concernant l’élection de l’administrateur, le tribunal doit procéder à la désignation d’un administrateur (Cour de Cassation, 18e Chambre Civile – 2011/1649 – 2011/1911 – 15.02.2011).

Tendance dans la pratique : Dans certains cas, les tribunaux, au lieu de nommer directement un administrateur, peuvent préférer nommer un représentant ayant le pouvoir limité de convoquer et de diriger l’assemblée générale extraordinaire. Le principe est que la volonté doit s’exprimer au sein de l’assemblée des copropriétaires ; l’intervention du juge se limite à assurer la tenue de la réunion.

5. Notes de jurisprudence à prendre en considération

Vide de gestion et intervention du tribunal : L’impossibilité de tenir une réunion en raison de l’inaccessibilité de l’administrateur ou de l’ignorance de son adresse indique que la gestion de l’immeuble est bloquée et ouvre la voie à une action en désignation d’administrateur sans partie adverse (Cour de Cassation, 18e Ch. Civ. – 2014/21117 – 2014/19005).

Délais de recours (action en annulation) : S’il n’a pas été possible de joindre le gérant et qu’une réunion irrégulière a été tenue, à l’issue de laquelle un gérant a été élu, il est d’une importance capitale d’intenter une action en justice dans les délais légaux (1 mois / 6 mois) prévus à l’article 33 de la Loi sur la copropriété (KMK) pour obtenir l’annulation de cette décision (Cour d’appel générale – 2019/34 – 2022/654 – 17.05.2022). Ces délais sont péremptoires ; s’ils sont manqués, la décision irrégulière peut devenir valide.

Questions Fréquemment Posées (FAQ)

Que se passe-t-il si le gérant n’affiche pas son nom et son adresse dans l’immeuble ? Sur demande de l’un des copropriétaires, le Tribunal de Paix du lieu de situation de l’immeuble peut infliger une amende administrative au gérant ou à chacun des membres du conseil de gestion (Art. 34 de la Loi sur la copropriété).

Le gérant ne convoque pas de réunion ; les copropriétaires peuvent-ils organiser la réunion eux-mêmes ? Oui. Un tiers (1/3) des copropriétaires peut tenir une assemblée extraordinaire en convoquant tous les propriétaires par accusé de réception ou par lettre recommandée, au moins 15 jours avant la date de la réunion (Art. 29 de la Loi sur la copropriété ; Cour de Cassation, 20e Ch. Civ. – 2017/1901 – 2017/6393).

Est-il suffisant d’afficher l’avis de réunion uniquement à l’entrée de l’immeuble ? Non. L’exigence de forme requise par la loi pour une assemblée extraordinaire est un avis de convocation avec accusé de réception ou une lettre recommandée avec accusé de réception. Un avis simplement affiché sur le tableau d’affichage ne satisfait pas cette condition et peut entraîner l’annulation de la réunion.

Nous ne parvenons pas à l’adresse du gérant ou d’un copropriétaire, comment effectuons-nous la signification ? Une recherche d’adresse peut être effectuée via une enquête policière et les registres MERNİS. S’il y a un occupant réel dans la section indépendante, la signification lui est faite ; si l’absence d’occupant réel est établie au préalable, un exemplaire affiché sur le tableau d’affichage est considéré comme une signification (Loi sur la Signification, art. additionnel 1).

Que faire si les copropriétaires ne parviennent pas du tout à s’entendre sur le syndic ? L’un des copropriétaires peut saisir le tribunal de paix (Sulh Hukuk Mahkemesi) du lieu où se trouve l’immeuble et demander la nomination d’un syndic (ou d’un représentant limité à la conduite de la réunion) par le tribunal (article 34/6 du Code de la Propriété par Étages – KMK).

La nomination d’un syndic est-elle obligatoire dans les immeubles de moins de 8 appartements ? Ce n’est pas obligatoire par la loi ; cependant, cela peut être rendu obligatoire par le règlement de copropriété. La nomination d’un syndic est obligatoire dans tous les cas pour les immeubles de 8 lots indépendants ou plus.

Combien de temps avons-nous pour annuler la nomination d’un syndic élu lors d’une réunion irrégulière ? Une action en annulation doit être intentée devant le tribunal de paix (Sulh Hukuk Mahkemesi) dans les délais prévus à l’article 33 du KMK (en règle générale, 1 mois / 6 mois). Si le délai est dépassé, la décision peut devenir valide.

Pourquoi le soutien d’un avocat spécialisé est-il nécessaire ?

Bien que l’impossibilité de contacter le syndic ou un vide de gestion puisse sembler à première vue un simple « problème de communication », le processus juridique est extrêmement sensible aux exigences de forme. Un calcul erroné du délai de convocation de 15 jours, un quorum de signatures de 1/3 incomplet, l’affichage d’une notification sur le tableau d’affichage sans recherche MERNIS/officielle, ou le non-respect des délais de 1 mois / 6 mois prévus à l’article 33 du KMK ; tout cela peut invalider des mois de travail et entraîner l’annulation des décisions prises.

Les bonnes démarches à suivre dans ce type de litige varient en fonction du cas concret, du contenu du règlement de copropriété et du nombre de lots indépendants. La convocation régulière d’une assemblée générale extraordinaire, la bonne structuration d’une action en nomination de syndic sans opposition, l’exécution méticuleuse des procédures de notification et, si nécessaire, l’introduction en temps utile d’une action en annulation, doivent être garanties par les conseils d’un avocat expérimenté dans le domaine.

2M Cabinet d’Avocats, fondé par l’Avocate Meryem Günay, est un cabinet d’avocats basé à Tuzla, sur la Rive Anatolienne d’Istanbul, et desservant les régions de Pendik, Kartal, Maltepe et Gebze/Kocaeli. Il offre des services complets de conseil et de suivi de litiges dans les domaines du droit de la copropriété et de la gestion d’immeubles/résidences, de la transformation urbaine, de l’immobilier et des litiges de charges/gestion, notamment les actions en nomination de gestionnaire, l’annulation des décisions du conseil des copropriétaires, les procédures d’assemblée générale extraordinaire et les litiges de notification.

Si vous ne parvenez pas à joindre le gestionnaire de votre immeuble ou de votre résidence, si aucune réunion ne peut être tenue, ou si vous rencontrez un vide de gestion, nous vous recommandons de solliciter l’aide d’un avocat spécialisé avant de subir une perte de droits.