Introduction Les assemblées générales extraordinaires des copropriétaires, régies par l’article 29 de la loi n° 634 sur la propriété par étages (KMK), sont soumises à des exigences formelles strictes prévues par la loi. À la lumière des décisions de la Cour de cassation, les éléments essentiels que doivent contenir les convocations à ces réunions et les règles de procédure à respecter sont détaillés ci-dessous.

1. Éléments obligatoires à inclure dans la convocation

Selon la jurisprudence constante des 20e, 18e et 5e Chambres civiles de la Cour de cassation, une convocation à une assemblée générale extraordinaire doit contenir les informations suivantes :

Motif de la réunion (Ordre du jour) : Le motif de la réunion extraordinaire doit être clairement spécifié dans la convocation. L’indication du motif de la réunion est une condition impérative, et il n’est pas possible d’examiner et de décider de sujets autres que ce motif (hors ordre du jour).

Date, heure et lieu de la réunion : Le lieu et l’heure de la réunion doivent être indiqués de manière à ne laisser aucune place à l’incertitude.

Informations sur la deuxième réunion : Lors de la première convocation, il doit être précisé où et à quelle date la deuxième réunion aura lieu si le quorum n’est pas atteint lors de la première.

Durée entre les réunions : Il convient de noter que la période entre la première et la deuxième réunion ne peut être inférieure à sept jours.

2. Procédure de convocation et exigences de notification

Pour que la convocation à une réunion extraordinaire soit valide, il est impératif de respecter les méthodes de notification prévues par la loi :

Méthode de notification : La convocation doit être faite à tous les copropriétaires par « contre signature » ou « lettre recommandée ». Les annonces affichées sur le tableau d’affichage ou à l’entrée de l’immeuble ne remplissent pas les conditions formelles requises par la loi et entraînent l’annulation de la réunion.

Délai de notification : La convocation doit être remise à tous les copropriétaires au moins 15 jours avant la date souhaitée pour la réunion. Ce délai de 15 jours est impératif ; même si le règlement de copropriété contient des dispositions réduisant ce délai, le délai légal prévaut.

Destinataire : La convocation doit être adressée directement « au copropriétaire ». Les notifications faites au locataire occupant la partie privative du copropriétaire sont nulles et ne sont pas considérées comme ayant été faites au copropriétaire.

3. Points critiques à prendre en compte

Conditions de forme strictes : Les assemblées extraordinaires sont soumises à des règles de forme plus strictes que les assemblées ordinaires. Le non-respect de ces règles (délai, méthode, contenu) entraîne l’annulation des décisions prises pour cette seule raison, sans examen d’autres aspects.

Autorité de convocation : Une assemblée extraordinaire peut être convoquée à la demande du syndic, du contrôleur ou d’un tiers des copropriétaires, en cas de survenance d’une « raison importante ».

Charge de la preuve : La preuve que la convocation a été effectuée conformément à la procédure n’est possible qu’avec des documents écrits (liste de convocation signée, registres de la poste, accusé de réception de lettre recommandée). L’impossibilité de présenter ces documents dans le dossier constitue un motif d’annulation.

Effet de la participation : Dans certaines décisions, il est observé que la participation du copropriétaire à la réunion, même si la convocation n’a pas été faite dans les règles, est prise en compte lors de l’évaluation de la demande d’annulation.

4. Évaluations des sources secondaires

Les décisions considérées comme des sources secondaires ont fourni les contextes supplémentaires suivants :

Il a été souligné que la conformité aux dispositions du règlement de copropriété est critique lors des convocations aux assemblées extraordinaires, mais que les délais prévus dans le règlement de copropriété ne peuvent déroger aux dispositions impératives de la loi sur la copropriété (KMK).

Il a été indiqué que les documents de convocation à la réunion, les listes de présence, l’ordre du jour et les procurations doivent être examinés intégralement par le tribunal, qu’un défaut dans la procédure de convocation peut entraîner des situations de « nullité absolue » ou de « nullité de plein droit » et que, dans ce cas, les délais de prescription pour intenter une action pourraient ne pas être applicables.

Il a été stipulé que l’absence d’indication du lieu et de l’heure de la première réunion sur la convocation, ou la confusion concernant la nature de la réunion (ordinaire/extraordinaire), pourrait constituer un motif d’annulation.

Conclusion : La convocation à l’assemblée générale extraordinaire doit indiquer la raison, le lieu et l’heure de la réunion, ainsi que les informations concernant une éventuelle seconde réunion ; elle doit être notifiée à tous les copropriétaires au moins 15 jours à l’avance, contre signature ou par lettre recommandée. Le non-respect de ces procédures entraîne le risque que toutes les décisions prises lors de la réunion soient annulées par voie judiciaire. Une suggestion d’article.

Questions fréquemment posées

1) Olağanüstü kat malikleri kurulu çağrı yazısında neler mutlaka yer almalıdır?

Yargıtay’ın yerleşik içtihatlarına göre olağanüstü toplantı çağrı yazısında toplantı sebebi (gündem) açıkça belirtilmeli; toplantının tarihi, saati ve yeri tereddüde yer vermeyecek şekilde yazılmalı; ayrıca ilk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yer ve zamanı da gösterilmelidir. Toplantı sebebi bildirilmeden yapılan çağrılar geçersiz sayılmakta ve gündem dışı kararlar iptal edilmektedir.

Olağanüstü toplantı çağrısı ilan panosuna asılarak yapılabilir mi?

Hayır. Olağanüstü toplantı çağrısı, tüm kat maliklerine imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapılmalıdır. Apartman girişine veya ilan panosuna asılan duyurular kanuni tebligat yerine geçmez. Yargıtay uygulamasında, bu şekilde yapılan çağrılarla toplanan genel kurullarda alınan kararlar salt çağrı usulsüzlüğü nedeniyle iptal edilmektedir.

15 günlük çağrı süresine uyulmazsa toplantı ve kararlar geçerli olur mu?

Hayır. Olağanüstü kat malikleri kurulu toplantılarında 15 günlük çağrı süresi emredici niteliktedir. Bu sürenin yönetim planı ile kısaltılması mümkün değildir. Çağrının kat maliklerine toplantıdan en az 15 gün önce ulaştırılmadığı ispatlanırsa, toplantıda alınan kararlar başka bir husus incelenmeden iptal edilebilir.

Pourquoi le soutien d’un avocat spécialisé est-il nécessaire ?

Les assemblées générales extraordinaires des copropriétaires sont soumises à des exigences formelles beaucoup plus strictes que les assemblées ordinaires.

L’absence d’un seul élément dans la lettre de convocation,

Le calcul erroné du délai de 15 jours,

La signification faite au locataire,

Des erreurs telles que l’omission des informations de la deuxième réunion, peuvent entraîner l’annulation de toutes les décisions, même si elles ont été prises à l’unanimité lors de la réunion. De plus, comme la charge de la preuve de la régularité de la convocation incombe à la partie qui l’a émise, des documents ou registres incomplets entraînent des pertes de droits irréparables.

Par conséquent, le processus de l’assemblée générale extraordinaire, de la préparation de la lettre de convocation à la signification et aux éventuelles actions en annulation, doit être mené en présence d’un avocat maîtrisant le droit de la copropriété et la jurisprudence de la Cour de cassation, ce qui est d’une importance capitale pour la validité du processus et la sécurité juridique des décisions à prendre.